변화하는 시대, 변화하는 업무 방식
최근 '일하는 방식'이란 주제는 기업의 규모를 불문하고 큰 화두로 자리 잡고 있습니다.
이미 서점에 가보면 실리콘밸리 IT 기업들의 혁신적인 업무 방식을 소개하는 책들이 차고 넘치고 있으며,
국내에서도 스타트업뿐 아니라
대기업들까지 이러한 업무 문화를 배우기 위해 적극적으로 움직이고 있습니다.
특히 MZ세대로 대표되는 젊은 직원들의 가치관과 업무 스타일에 맞추기 위해
모든 조직들은 변화의 필요성을 절실히 느끼고 있습니다.
일 잘하는 조직의 핵심 키워드: 협업, 공유, 문서화
지난 20년 이상 다양한 IT기업과 국내외 기업에서의 경험을 돌아보니,
조직이 효율적이고 스마트하게 일하려면
협업, 공유, 그리고 문서화가 핵심이라는 점을 깨닫게 되었습니다.
하나의 업무를 완수하기 위해서는 다양한 분야의 지식과 전문성이 요구됩니다.
따라서 협업은 선택이 아닌 필수입니다.
성공적인 협업을 위해서는 정보, 자료, 업무 우선순위가 명확하게 공유되어야 하며,
정확한 소통을 위해 구두 전달보다는 문서화가 훨씬 효과적입니다.
문서화된 정보는 언제든지 쉽게 찾아볼 수 있기 때문에
업무의 효율성과 정확성을 높여주기 때문입니다.
스마트 업무 환경을 위한 도구들
이러한 업무 방식을 가능하게 하는 것이 바로 다양한 협업 툴입니다.
대표적으로 구글 시트, 네이버웍스, 노션 같은 도구들은
언제 어디서나 접근할 수 있는 높은 접근성과 기록의 편의성으로 많은 사랑을 받고 있습니다.
핸드폰, PC, 태블릿 등 기기의 제약 없이 언제 어디서든 정보를 확인하고 기록할 수 있어
업무 생산성을 높이는 데 매우 효과적입니다.
슬랙, 잔디는 특히 많은 기업에서 업무 메신저로 자리 잡고 있습니다.
메시지의 체계성이 부족한 카카오톡과 달리
업무 중심의 기능을 제공하여 채널별로 필요한 자료를 손쉽게 공유하고,
예전의 소통 기록도 빠르게 찾아볼 수 있어 업무 효율성을 높여줍니다.
이외에도 먼데이닷컴(monday.com), 자피어(Zapier) 등의 업무 자동화 도구들이 있으며,
이들을 서로 연동하여 업무 생산성을 획기적으로 향상하는 데에 큰 도움이 되고 있습니다.
호텔 산업의 특성, 스마트한 협업이 필요하다
호텔은 대표적인 서비스 산업이자 인력 집약적 사업입니다.
최근에는 높아지는 인건비와 함께 고객의 서비스 기대 수준도 계속해서 올라가고 있습니다.
이런 상황에서는 적은 인력으로 높은 효율성을 달성하는 것이 필수적입니다.
협업, 공유, 문서화를 중심으로 하는 스마트한 업무 방식은 호텔 현장에서도 큰 효과를 발휘할 수 있습니다.
프론트, 백오피스, 청소팀, 시설팀, F&B 등 다양한 역할의 스태프가 고객의 편안한 투숙을 위해 노력합니다.
위와 같은 업무 툴을 통해
중요한 정보를 실시간으로 공유하면 서비스 누락을 방지하고,
빠른 피드백을 통해 현장 분위기를 개선하며 팀워크를 강화할 수 있습니다.
무엇보다 스마트폰을 활용한 실시간 소통으로 빠른 업무 대응이 가능합니다.
관리직은 팀원들의 댓글과 이모티콘을 통해 업무지시에 대한 반응을 빠르게 확인할 수 있습니다.
팀원은 지시에 따른 추가 질문이나 정보를 바로 바로 요청해서 정확한 업무 수행이 가능합니다.
실제 적용한 호텔을 보면
고객에 대한 서비스 밀도가 촘촘해지면서도
직원들의 만족도는 높아지고 업무 스트레스는 감소하는 긍정적인 효과가 발생합니다.
공유하는 정보에 다양한 반응을 달 수 있습니다.
(발췌 : 배민다움)
스마트 업무 방식을 성공시키는 리더의 역할
스마트한 업무 방식을 극대화하기 위해서는 리더들의 역할도 매우 중요합니다.
의사결정자들이 팀원을 신뢰하고 자율성을 충분히 보장하는 태도를 보이면
직원들은 더욱 적극적으로 협업에 참여하고 높은 생산성을 발휘할 수 있습니다.
결국, 협업툴과 리더의 신뢰가 어우러질 때 진정한 업무 혁신이 이루어질 수 있을 것입니다.