오늘의 주인공, 위고인호스텔을 소개합니다.

서울 신촌에 자리한 위고인호스텔은 45개 객실을 운영하는 중형 호스텔로, 외국인 관광객이 주 고객층입니다. 홍대·이대와 가까운 입지 덕분에 Booking.com, Hostelworld 등 글로벌 OTA를 통한 해외 예약 비중이 높고, 그만큼 다채널 관리의 부담도 컸습니다.

오아테크는 위고인호스텔이 더 스마트하게 운영될 수 있도록, PMS(숙박 관리 시스템) 와 CMS(채널 관리 시스템) 를 함께 도입했습니다. 도입 전과 후, 현장에서 어떤 변화가 생겼는지 솔직하게 들여다볼게요.

OA PMS 사용 위고인호스텔

도입 전: "매일 엑셀 열고, OTA 탭 열고, 또 확인하고…"

위고인호스텔도 처음엔 많은 숙소들이 그렇듯, 수작업으로 예약을 관리하고 있었습니다.

문제 1. 더블부킹과 그 후처리

45개 객실에 복수 채널 예약이 동시에 들어오는 날, 같은 객실에 두 팀이 배정되는 상황이 실제로 발생했다. 국내 고객이라면 전화로 상황 설명이라도 할 수 있지만, 외국인 고객의 경우 언어 장벽이 더해져 현장 대응이 훨씬 까다로웠다. 대체 객실을 찾거나, 인근 숙소에 연락하거나, 환불 처리를 하는 과정에서 프론트 직원이 감당해야 할 감정 노동과 시간 손실이 컸다.

문제 2. 수작업 예약 관리로 인한 오류

Booking.com, Hostelworld, Agoda 등 글로벌 OTA 채널에서 들어오는 해외 예약을 일일이 손으로 옮겨 적다 보니, 실수가 생길 수밖에 없었습니다. 45개 객실에 여러 채널 예약이 동시에 몰리는 성수기엔 특히 같은 객실에 두 팀이 겹치는 더블부킹 상황이 발생하기도 했습니다. 외국인 고객에게 이런 상황이 벌어지면 언어 장벽까지 더해져 직원들의 스트레스는 이만저만이 아니었죠.

문제 3. OTA 채널 관리의 번거로움

채널마다 별도로 접속해서 재고를 업데이트하고, 요금을 수정해야 했습니다. 프로모션이라도 진행하는 날엔 모든 채널을 하나씩 돌아다니며 수동으로 변경하는 게 일이었습니다. 정작 해야 할 운영 업무에 집중하기 어려운 구조였어요.

문제 4. 매출, 운영 현황 파악의 어려움

예약 데이터가 채널별로 분산되어 있고 엑셀 기반이다 보니, 특정 시점의 점유율이나 채널별 매출을 한눈에 파악하기 어려웠다. 경영 판단에 필요한 숫자를 뽑으려면 별도의 취합 작업이 필요했다.

국내 많은 PMS들 중 OA PMS를 선택한 이유?

🔄 온다에서 오아테크로 — 부담 없이 넘어왔어요

시스템을 바꾼다는 건 생각보다 큰 결정입니다. 기존 데이터 이전, 직원 재교육, 운영 공백… 걱정거리가 한두 가지가 아니죠. 하지만 위고인호스텔은 온다 시스템을 사용하던 경험이 있었던 만큼, 오아테크 PMS의 구조와 운영 방식이 낯설지 않았습니다. 이관 과정에서도 오아테크 팀이 데이터 세팅부터 초기 교육까지 밀착 지원해 준 덕분에, 운영 공백 없이 자연스럽게 전환할 수 있었습니다.

🙋 문제가 생기면? 빠르게 해결됩니다

외국인 관광객이 주 고객인 만큼, 예약·정산 오류가 생기면 바로 대응해야 합니다. 오아테크는 전담 파트너 지원팀을 운영하고 있어, 문의 시 신속하게 응대해 줍니다. "다음 번에 반영하겠습니다"가 아니라, 현장에서 바로 해결되는 경험이 신뢰로 이어졌습니다.

🌏 외국인 고객, 시스템이 있으니 당황하지 않아요

신촌 위고인호스텔엔 영어·일본어·중국어 등 다양한 언어권 고객이 드나듭니다. 예전엔 외국인 고객이 "내 예약이 맞냐"고 물어오면, 수기 장부나 엑셀을 뒤적이며 확인하느라 시간이 걸렸습니다. 하지만 이제는 PMS 화면 하나로 예약자 정보, 객실 타입, 결제 내역을 즉시 확인할 수 있어 고객 앞에서 우왕좌왕하는 일이 없어졌습니다. 언어가 달라도 화면을 보여주며 명확하게 안내할 수 있으니, 체크인 과정에서의 오해나 불편도 크게 줄었습니다.

📅 타임라인 기능 — 직원들이 가장 좋아하는 기능

위고인호스텔 직원들이 특히 자주 활용하는 기능은 바로 타임라인입니다. 45개 객실의 예약 현황이 날짜별로 한눈에 펼쳐지니, 어느 객실이 언제 비고 언제 차는지 한 번에 파악할 수 있습니다.

덕분에 고객이 "혹시 하루 더 묵을 수 있나요?" 하고 물어봐도, 타임라인을 보는 순간 바로 답할 수 있습니다. 빠른 응대는 자연스럽게 추가 매출로도 이어지고 있습니다. 직원들 사이에서도 "이 기능 없이 어떻게 일했나 싶다"는 말이 나올 정도로 만족도가 높고, 예약을 잘못 확인해서 생기는 업무 실수도 눈에 띄게 줄었습니다.

OA 솔루션을 도입한 위고인 호스텔 전경

도입 후: 클릭 한 번으로 달라진 운영 환경

오아테크의 OA PMS와 HG CMS를 연동한 뒤, 위고인호스텔의 일상이 조금씩 달라지기 시작했습니다.

✅ 더블부킹? 이제 옛날 이야기

CMS가 모든 OTA 채널의 예약 현황을 실시간으로 동기화하면서, 채널 간 재고 불일치로 인한 더블부킹이 사라졌습니다. 예약이 들어오는 순간 자동으로 재고가 업데이트되니, 외국인 고객이 직접 체크인하러 왔다가 낭패를 겪는 상황 자체가 없어졌습니다.

✅ 업무 처리 시간이 눈에 띄게 줄었어요

PMS 도입 후 체크인·체크아웃 처리, 정산, 예약 확인 등 반복적인 업무가 시스템 안에서 자동으로 처리됩니다. 덕분에 직원들이 고객 서비스나 숙소 운영 개선에 더 집중할 수 있게 됐습니다.

✅ 채널 관리, 한 화면에서 끝

Booking.com, Hostelworld, Agoda 등 글로벌 채널을 따로따로 관리할 필요 없이, CMS 한 화면에서 요금과 재고를 한꺼번에 설정할 수 있습니다. 해외 여행 성수기 요금 조정도, 시즌별 프로모션 적용도 훨씬 빠르고 간편해졌습니다.

✅ 객실 판매율이 올라갔습니다

채널 관리가 효율화되면서 빈 객실을 적시에 노출하고, 요금 전략도 유연하게 운영할 수 있게 됐습니다. 그 결과 객실 판매율과 매출이 자연스럽게 향상되는 효과로 이어졌습니다.

솔루션

주요 역할

PMS (숙박 관리 시스템)

예약·체크인·체크아웃·매출 관리

CMS (채널 관리 시스템)

OTA 채널 실시간 연동, 재고·요금 일괄 관리

두 시스템이 연동되어 있어, 예약 데이터가 자동으로 흐르고 직원들의 수작업 개입이 최소화됩니다.

도심형 미니멀 숙박시설인 위고인 호스텔

비슷한 고민을 하고 계신가요?

외국인 관광객 비중이 높은 호스텔, 게스트하우스, 부티크 호텔처럼 글로벌 OTA 채널을 여럿 운영하는 숙소라면, 위고인호스텔과 같은 어려움을 겪고 계실 수 있습니다.

  • 채널 별 재고 관리로 실수가 잦다

  • 더블부킹으로 고객 불만이 생긴다

  • 직원들이 반복 업무에 지쳐 있다

  • 매출 현황을 한눈에 파악하기 어렵다

오아테크는 숙소 규모와 운영 방식에 맞는 솔루션을 함께 찾아드립니다.